Skargi i wnioski

Skargi i wnioski

 

 
w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków

 

 

Na podstawie art. 33 ust 3 i 5 ustawy o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001 roku nr 142, poz.1591 ze zm.) zarządzam co następuje:

 
Wprowadzam do stosowania Instrukcję w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków stanowiącą załącznik do zarządzenia.

 
 Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

Załącznik do zarządzenia Nr 4/2013

z dnia 15 kwietnia 2013 r.

 
Instrukcja w sprawie organizacji, przyjmowania , rozpatrywania oraz załatwiania  skarg i wniosków

 


 1. Przyjmowanie obywateli w sprawach skarg i wniosków w Urzędzie  odbywa się  każdego dnia w godzinach pracy.

2. Wójt lub  Zastępca Wójta przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków  w  poniedziałki w godzinach 13:00 - 16:00. Jeżeli poniedziałek  jest dniem wolnym od pracy  przyjmowanie odbywa się w najbliższy dzień powszedni.

3. Obywateli zgłaszających się do Wójta  w sprawach skarg i wniosków rejestruje w dniu przyjęć  wyznaczony pracownik Referatu Obywatelsko- Organizacyjnego.

4. Kierownicy referatów  oraz wyznaczeni zakresem czynności pracownicy przyjmują  obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.

 


I. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu winny być traktowane jako sprawy bardzo pilne i wymagające terminowego załatwienia.

2. Skargi i wnioski przed ich merytorycznym załatwieniem winny być zbadane z należytą starannością i wnikliwością oraz poprzedzone rozpatrzeniem wszystkich okoliczności mających znaczenie dla ich prawidłowego załatwienia. Pracownicy Urzędu, którym przekazano skargi lub wnioski w celu ich zbadania ponoszą służbową odpowiedzialność za dokonanie ustaleń niezgodnych z obiektywnym stanem spraw w nich poruszanych.

 


 l. Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Urzędu, a także zgłoszone ustnie do protokołu, są ewidencjonowane w centralnym rejestrze skarg i wniosków, zwanym dalej "centralnym rejestrem", prowadzonym przez Referat  Organizacyjny.

2. Kwalifikacji skarg i wniosków dokonuje Wójt, a wpływających bezpośrednio do referatów  - kierownicy referatów.

3. Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Urzędu, bez względu na to komu i w jakiej formie zostały przekazane, podlegają zgłoszeniu w Referacie Obywatelsko-  Organizacyjnym w celu ewidencji w centralnym rejestrze.

4. Referat Obywatelsko- Organizacyjny - po zarejestrowaniu skargi lub wnioski w centralnym rejestrze przekazuje niezwłocznie sprawę do załatwienia merytorycznie właściwemu referatowi, jeżeli Wójt nie postanowił inaczej albo innej właściwej do rozpatrywania skargi lub wniosku jednostce organizacyjnej poza Urzędem.

5. W przypadku, gdy skarga lub wniosek dotyczą działania różnych referatów - Referat Obywatelsko -Organizacyjny wyznacza referat wiodący, który po uzyskaniu wyjaśnień i stanowisk pozostałych zainteresowanych referatów  przygotowuje odpowiedz.

 


 1. Ewidencję  skarg i wniosków w referatach  oraz nadzór nad terminowym ich załatwianiem prowadzą pracownicy wyznaczeni przez kierowników referatów. Zakres obowiązków powinien być określony imiennie w ich zakresie czynności służbowych.

2. Rejestr skarg i wniosków prowadzony w referacie  obejmuje:

l) liczbę porządkową, numer rejestru centralnego,

2) datę wpływu skargi (wniosku),

3) imię i nazwisko oraz adres osoby zgłaszającej,

4) pismo otrzymane od,

S) przedmiot skargi,

6) przekazane według właściwości,

7) nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi (wniosku),

8) obowiązujący termin załatwienia skargi (wniosku),

9) faktyczną datę ostatecznego załatwienia skargi (wniosku),

10) sposób załatwienia skargi (wniosku),

11) numer teczki rzeczowej, w której znajdują się akta sprawy,

12) uwagi.

 § 5.

 Osoby prowadzące rejestry skarg i wniosków w referatach zobowiązane są do bieżącego przekazywania kopii udzielanych odpowiedzi na skargi lub wnioski Referatowi Obywatelsko-  Organizacyjnemu (prowadzącemu rejestry centralne).

 


 Ostateczna aprobata na skargi i wnioski należy do kierowników referatów , jeżeli nie jest to zastrzeżone do aprobaty Wójta.

 


 Kierownicy referatów odpowiadają za prawidłową organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, a w szczególności:

1) sprawne, terminowe i zgodne z przepisami załatwianie spraw,

2) właściwą kulturę obsługi interesantów,

3) prawidłową ewidencję skarg i wniosków,

4) bieżący nadzór nad przebiegiem załatwiania skarg i wniosków.

 


 Referat Obywatelsko - Organizacyjny prowadzi kontrolę sposobu i terminowości załatwiania skarg i wniosków.

 


 l. Kierownicy wydziałów dokonują w okresach półrocznych analiz załatwiania skarg i wniosków oraz odwołań, a oceny z tych analiz, przekładają Wójtowi.

2. Kierownik Referatu Obywatelsko - Organizacyjnego opracowuje roczne analizy i informacje dotyczące wpływu, problematyki, przyczyn powstawania oraz sposobu załatwiania skarg i wniosków wpływających do  Urzędu.

 

 

Mirosław  Broniszewski

Wójt Gminy