Skargi i wnioski
Skargi i wnioski
Zarządzenie Nr 4/2013
wójta gminy przykona
z dnia 15 kwietnia 2013r.
w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków
Na podstawie art. 33 ust 3 i 5 ustawy o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2001 roku nr 142, poz.1591 ze zm.) zarządzam co następuje:
§ 1.
Wprowadzam do stosowania Instrukcję w sprawie organizacji przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków stanowiącą załącznik do zarządzenia.
§ 2.
Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Mirosław Broniszewski
Wójt Gminy
Załącznik do zarządzenia Nr 4/2013
z dnia 15 kwietnia 2013 r.
Instrukcja w sprawie organizacji, przyjmowania , rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków
§ l
1. Przyjmowanie obywateli w sprawach skarg i wniosków w Urzędzie odbywa się każdego dnia w godzinach pracy.
2. Wójt lub Zastępca Wójta przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godzinach 13:00 - 16:00. Jeżeli poniedziałek jest dniem wolnym od pracy przyjmowanie odbywa się w najbliższy dzień powszedni.
3. Obywateli zgłaszających się do Wójta w sprawach skarg i wniosków rejestruje w dniu przyjęć wyznaczony pracownik Referatu Obywatelsko- Organizacyjnego.
4. Kierownicy referatów oraz wyznaczeni zakresem czynności pracownicy przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.
§ 2.
I. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu winny być traktowane jako sprawy bardzo pilne i wymagające terminowego załatwienia.
2. Skargi i wnioski przed ich merytorycznym załatwieniem winny być zbadane z należytą starannością i wnikliwością oraz poprzedzone rozpatrzeniem wszystkich okoliczności mających znaczenie dla ich prawidłowego załatwienia. Pracownicy Urzędu, którym przekazano skargi lub wnioski w celu ich zbadania ponoszą służbową odpowiedzialność za dokonanie ustaleń niezgodnych z obiektywnym stanem spraw w nich poruszanych.
§ 3
l. Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Urzędu, a także zgłoszone ustnie do protokołu, są ewidencjonowane w centralnym rejestrze skarg i wniosków, zwanym dalej "centralnym rejestrem", prowadzonym przez Referat Organizacyjny.
2. Kwalifikacji skarg i wniosków dokonuje Wójt, a wpływających bezpośrednio do referatów - kierownicy referatów.
3. Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Urzędu, bez względu na to komu i w jakiej formie zostały przekazane, podlegają zgłoszeniu w Referacie Obywatelsko- Organizacyjnym w celu ewidencji w centralnym rejestrze.
4. Referat Obywatelsko- Organizacyjny - po zarejestrowaniu skargi lub wnioski w centralnym rejestrze przekazuje niezwłocznie sprawę do załatwienia merytorycznie właściwemu referatowi, jeżeli Wójt nie postanowił inaczej albo innej właściwej do rozpatrywania skargi lub wniosku jednostce organizacyjnej poza Urzędem.
5. W przypadku, gdy skarga lub wniosek dotyczą działania różnych referatów - Referat Obywatelsko -Organizacyjny wyznacza referat wiodący, który po uzyskaniu wyjaśnień i stanowisk pozostałych zainteresowanych referatów przygotowuje odpowiedz.
§ 4.
1. Ewidencję skarg i wniosków w referatach oraz nadzór nad terminowym ich załatwianiem prowadzą pracownicy wyznaczeni przez kierowników referatów. Zakres obowiązków powinien być określony imiennie w ich zakresie czynności służbowych.
2. Rejestr skarg i wniosków prowadzony w referacie obejmuje:
l) liczbę porządkową, numer rejestru centralnego,
2) datę wpływu skargi (wniosku),
3) imię i nazwisko oraz adres osoby zgłaszającej,
4) pismo otrzymane od,
S) przedmiot skargi,
6) przekazane według właściwości,
7) nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi (wniosku),
8) obowiązujący termin załatwienia skargi (wniosku),
9) faktyczną datę ostatecznego załatwienia skargi (wniosku),
10) sposób załatwienia skargi (wniosku),
11) numer teczki rzeczowej, w której znajdują się akta sprawy,
12) uwagi.
§ 5.
Osoby prowadzące rejestry skarg i wniosków w referatach zobowiązane są do bieżącego przekazywania kopii udzielanych odpowiedzi na skargi lub wnioski Referatowi Obywatelsko- Organizacyjnemu (prowadzącemu rejestry centralne).
§ 6.
Ostateczna aprobata na skargi i wnioski należy do kierowników referatów , jeżeli nie jest to zastrzeżone do aprobaty Wójta.
§ 7.
Kierownicy referatów odpowiadają za prawidłową organizację przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków, a w szczególności:
1) sprawne, terminowe i zgodne z przepisami załatwianie spraw,
2) właściwą kulturę obsługi interesantów,
3) prawidłową ewidencję skarg i wniosków,
4) bieżący nadzór nad przebiegiem załatwiania skarg i wniosków.
§ 8.
Referat Obywatelsko - Organizacyjny prowadzi kontrolę sposobu i terminowości załatwiania skarg i wniosków.
§ 9.
l. Kierownicy wydziałów dokonują w okresach półrocznych analiz załatwiania skarg i wniosków oraz odwołań, a oceny z tych analiz, przekładają Wójtowi.
2. Kierownik Referatu Obywatelsko - Organizacyjnego opracowuje roczne analizy i informacje dotyczące wpływu, problematyki, przyczyn powstawania oraz sposobu załatwiania skarg i wniosków wpływających do Urzędu.
Mirosław Broniszewski
Wójt Gminy