Jesteś tutaj:   

ZARZĄDZENIE NR 13/2011 WÓJTA GMINY PRZYKONA z dnia 21 lutego 2011 roku

 

ZARZĄDZENIE NR  13/2011

 WÓJTA GMINY PRZYKONA

z dnia 21 lutego 2011 roku

w sprawie wprowadzenia instrukcji w zakresie zlecania zadań publicznych organizacjom pozarządowym i innym organizacjom prowadzącym działalności pożytku publicznego.

 

Na podstawie art.30 ustawy z dania 8 marca 1990r o samorządzie gminnym   ( Dz. U. z 2001r Nr 142, poz. 1591 ze zm.)  ustawy z dnia 24.04.2003r. o działalności pożytku  publicznego i o wolontariacie /Dz. U. z 2010r.Nr 234, poz.1536), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15. 12.2010r w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U.  z 2011 Nr 6, poz. 25) zarządzam  co następuje :

 

§1Wprowadza się instrukcję w zakresie zlecania zadań publicznych organizacjom

pozarządowym i innym organizacjom prowadzącym działalność pożytku publicznego,

stanowiącą załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

 

§2 Traci moc Zarządzenie Nr 117/09 Wójta Gminy Przykona z dnia 12 stycznia 2009r

 w sprawie wprowadzenia instrukcji w zakresie zlecania zadań publicznych organizacjom pozarządowym i innym organizacjom prowadzącym działalności pożytku publicznego.

 

§3 Zarządzenie w chodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

Załącznik Nr 1 do zarządzenia

Wójta Gminy Przykona Nr 13/2011

                                                                                                                            z dnia 21.02.2011roku

 

 

INSTRUKCJA

w zakresie zlecania realizacji zadań publicznych organizacjom pozarządowym i innym organizacjom prowadzącym działalność pożytku publicznego.

Instrukcja opisuje tryb zlecania w ramach otwartego konkursu ofert realizacji zadań

publicznych organizacjom pozarządowym i innym organizacjom prowadzącym działalność

pożytku publicznego, zgodnie z następującymi obowiązującymi przepisami:

  • Ustawą z dnia 24.04.2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie     (Dz. U. z 2010r. Nr 234 poz. 1536),
  • Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15. 12.2010r w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U.  z 2011 Nr 6, poz. 25),
  • Programem współpracy Gminy z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami

            prowadzącymi działalność pożytku publicznego uchwalanym corocznie przez Radę        

           Gminy,

  • Zarządzeniem Wójta Gminy ustalającym regulamin otwartego konkursu ofert oraz powołania komisji konkursowej na wyłonienie ofert z zakresu realizacji zadań z pożytku publicznego.

 

Instrukcja obowiązuje w Urzędzie Gminy, w szczególności jest stosowana przez Wójta

Gminy i pracowników Urzędu.

 

Zlecanie realizacji zadań publicznych, może przybrać jedną z dwóch form:

 

a/wspieranie zadań określonych w programie współpracy Gminy z organizacjami

pozarządowymi i innymi organizacjami prowadzącymi działalność pożytku publicznego

przyjętym uchwałą Rady Gminy na dany rok budżetowy, wraz z udzieleniem organizacji

dotacji na dofinansowanie ich realizacji,

 

b/powierzania organizacjom pozarządowym i innym organizacjom prowadzącym działalność

pożytku publicznego realizacji zadań w obszarach określonych w Programie wraz

z udzieleniem dotacji na sfinansowanie ich realizacji.

 

Wspieranie oraz powierzanie realizacji zadań odbywa się po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert. Wójt Gminy ogłasza konkurs ofert na realizację zadań publicznych.

Powierzanie realizacji zadań może nastąpić w innym trybie, jeżeli dane zadanie można

realizować efektywniej w inny sposób, określony odrębnych przepisach w szczególności

poprzez zakup usług na zasadach i w trybie określonym w przepisach o zamówieniach

publicznych, przy porównywalności metod kalkulacji kosztów oraz porównywalności

opodatkowania.

 

1.Otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych ogłasza Wójt Gminy w formie zarządzenia z własnej inicjatywy lub na skutek oferty złożonej z inicjatywy organizacji pozarządowej lub innej organizacji prowadzącej działalność pożytku publicznego, w myśl ustawy z dnia 24.04.2003r.o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. W konkursie mogą brać udział podmioty wymienione w art. 3 ust. 3  ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w zakresie zadań publicznych realizowanych i wskazanych przez Gminę Przykona, których działalność statutowa jest zgodna z zakresem zleconego zadania.

 

2. Podmiot z własnej inicjatywy może złożyć wniosek o realizację zadania publicznego, który po zarejestrowaniu przez pracownika punktu informacji Urzędu Gminy zostaje przekazany właściwemu pracownikowi merytorycznemu. Wniosek powinien zawierać w szczególności: opis zadania publicznego przeznaczonego do realizacji, szacunkową kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego.

            Celowość realizacji zadania ocenia Wójt we współpracy z właściwym merytorycznie pracownikiem Urzędu lub członkiem kierownictwa Urzędu biorąc pod uwagę:

 a) stopień, w jakim wniosek odpowiada priorytetowym zadaniom publicznym, określonym w programie współpracy z organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3,

b) zapewnienie wysokiej jakości wykonania danego zadania,

c)  środki dostępne na realizację zadań publicznych,

d) korzyści wynikające z realizacji zadania publicznego przez organizację pozarządową lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3

Celowość realizacji zadania jest oceniana w terminie 1 miesiąca. Ocena celowości  jest

podstawą dla podjęcia decyzji w sprawie zlecenia realizacji zadania.

Wójt Gminy informuje składającego ofertę o podjętej decyzji. W przypadku stwierdzenia celowości realizacji zadania Wójt Gminy informuje składającego ofertę o trybie zlecenia zadania publicznego i ogłasza konkurs ofert.

 

3.Postępowanie konkursowe przeprowadza Wójt przy pomocy komisji konkursowej.

 

4.Wójt ogłasza konkurs ofert  co najmniej z 21 dniowym wyprzedzeniem.

Ogłoszenie otwartego konkursu ofert powinno zawierać informację o:

-rodzaju zadania,

-wysokości środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania,

-zasadach przyznawania dotacji ,

-terminach i warunkach realizacji zadania,

-terminie składania ofert,

- trybie i kryteriach stosowanych przy wyborze ofert oraz terminie dokonania wyboru ofert,

- zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu

ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi

kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom

pozarządowym i podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3.

 

5. Ogłoszenie otwartego konkursu ofert zamieszcza się  w na tablicy ogłoszeń w budynku Urzędu Gminy oraz w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej Urzędu. Ogłoszenie otwartego konkursu ofert na realizację zadań publicznych w roku następnym może nastąpić na podstawie projektu uchwały budżetowej przekazanego organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego na zasadach określonych w przepisach ustawy o finansach publicznych.

6.W wyniku konkursu, ogłoszonego przez Wójta Gminy /z własnej inicjatywy lub na skutek oferty złożonej z inicjatywy organizacji/, na stanowisko punktu informacji Urzędu Gminy wpływają oferty na realizację zadań publicznych. Do oferty powinny być dołączone następujące dokumenty:

  • a) aktualny odpis z rejestru lub odpowiednio wyciąg z ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących ważnym do 3 miesięcy od daty jego wystawienia,
  • b) statut,
  • c) sprawozdanie merytoryczne i finansowe(bilans, rachunek wyników lub rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa) za ostatni rok,
  • d) pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli i zawierania umów, o ile nie wynika to z innych dokumentów załączonych przez oferenta,
  • e) ewentualnie rekomendacje i opinie udzielone przez inne podmioty.

Oferent, który składa kilka ofert w konkursie powinien złożyć każdą ofertę w zamkniętej kopercie wraz odrębnym kompletem załączników.

      Złożenie oferty nie jest równoznaczne z zapewnieniem przyznania dotacji lub      przyznaniem dotacji w oczekiwanej wysokości.

 

7. Dwie lub więcej organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 działające wspólnie mogą złożyć ofertę wspólną. Oferta wspólna wskazuje:

  1)  jakie działania w ramach realizacji zadania publicznego będą wykonywać poszczególne organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3;

  2)  sposób reprezentacji podmiotów, o których mowa w ust. 2, wobec organu administracji publicznej.

 Umowę zawartą między organizacjami pozarządowymi lub podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3, określającą zakres ich świadczeń składających się na realizację zadania publicznego, załącza się do umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania publicznego. Organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 składające ofertę wspólną ponoszą odpowiedzialność solidarną za zobowiązania za realizację zadania publicznego.

 

8.Stanowisko punktu informacji Urzędu Gminy rejestruje oferty i przekazuje na właściwe stanowisko merytoryczne, a następnie przewodniczącemu komisji konkursowej, a w razie jego nieobecności osobie go zastępującej.

 

9. Komisja konkursowa na posiedzeniu ocenia złożone oferty pod względem formalnym weryfikuje zgodność terminu i formy złożenia oferty oraz jej kompletność. Nie biorą udziału w konkursie oferty dostarczone na inny adres i złożone po terminie. Oferty spełniające wymogi formalne podlegają ocenie merytorycznej komisji na podstawie  poniższych kryteriów:

l)  celowość i zasadność działania oraz możliwość realizacji zadania przez wnioskodawcę, w szczególności:

a) liczbę osób zaangażowanych w realizację zadania oraz korzystających z efektu,

b) cel zadania i zakładane rezultaty,

c) możliwość wykonania zaplanowanych działań w przewidywanym czasie i przy

zaplanowanych kosztach,

2) przedstawioną kalkulację kosztów realizowanego zadania w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania, w tym strukturę wydatków

Z dotacji mogą być poniesione koszty bezpośrednio związane z realizacją zadania, a w szczególności:

- koszty związane z wynagrodzeniem osób niezbędnych do realizacji zadania - zgodnie ze stawkami obowiązującymi na rynku lokalnym ( nie mogą przekroczyć 50%wnioskowanej dotacji),

- koszty realizacji zadania wynikające ze specyfiki realizowanego zadania np. zakup sprzętu, materiałów programowych,  konkursowych nagród rzeczowych, biletów wstępu, środków żywnościowych, zakwaterowanie, ubezpieczenie uczestników zadania, transport, wynajem obiektu i urządzeń sportowych

- koszty delegacji i przejazdów niezbędnych przy realizacji zadania,

- koszty administracyjne zadania tylko w części dotyczącej realizacji zadania ( nie mogą przekroczyć 10%wnioskowanej dotacji) np. koszty telekomunikacyjne, zakup materiałów biurowych, obsługa księgowa,

- koszty lokalowe( czynsz, media -gaz, energia, woda, ogrzewanie) tylko w części dotyczącej realizacji zadania.

Nie są kwalifikowane w ramach realizacji zadania następujące koszty:

  • poniesione przed rozpoczęciem i po zakończeniu okresu realizacji zadania określonego w umowie,
  •  nie mające bezpośredniego związku z uzgodnionymi w umowie działaniami w ramach zleconego zadania,
  •  uprzednio sfinansowane ze środków budżetu państwa, Gminy Przykona  lub innych źródeł, nie dozwolone jest podwójne finansowanie wydatku,
  • odsetki i kary,
  •  zakupu nieruchomości,
  •  zakupu środków trwałych rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości o wartości początkowej przekraczającej w myśl przepisów podatkowych kwotę, powyżej, której należy dokonywać odpisów amortyzacyjnych. 

Z dotacji nie można finansować wynagrodzeń członków organizacji ubiegającej się o dotację oraz bieżącej działalności oferenta.

3)    ocenia proponowaną jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których realizowane będzie zadanie publiczne;

  4)  w przypadku, oferty, która zakłada realizację zadania w formie wsparcia  uwzględnia planowany przez oferenta udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego;

  5)  uwzględnia planowany wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i pracę społeczną członków;

  6)  uwzględnia analizę i ocenę realizacji zleconych zadań publicznych w przypadku organizacji pozarządowej lub podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3, które w latach poprzednich realizowały zlecone zadania publiczne, biorąc pod uwagę rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków.

W posiedzeniu komisji konkursowej mogą uczestniczyć także, z głosem doradczym, osoby posiadające specjalistyczną wiedzę w dziedzinie obejmującej zakres zadań publicznych, których konkurs dotyczy.

9. Z posiedzenia komisji konkursowej sporządzany jest protokół.

10.  Komisja konkursowa przekazuje wypracowane stanowisko wraz z protokołem z

posiedzenia komisji konkursowej oraz całością dokumentów Wójtowi w ciągu 14 dni  licząc od terminu określonego na ich złożenie.

11. Wójt dokonuje wyboru najkorzystniejszej z ofert i zawiadamia w formie pisemnej

oferentów o zakończeniu konkursu i jego wynikach. Kwota przyznanej dotacji może być niższa od wnioskowanej. W takim przypadku oferent może przyjąć zmniejszenie zakresu rzeczowego i kosztorysu zadania lub wycofać swoją ofertę. Oferent zobowiązany jest do utrzymania proporcji pomiędzy wkładem własnym a dotacją.

 

12. W terminie 7 dni od daty ogłoszenia wyników konkursu uczestnik konkursu może wnieść do Wójta odwołanie od rozstrzygnięcia konkursu.

13.Rozpatrzenie odwołania przez Wójta następuje w terminie 14 dni od dnia jego wniesienia i jest ostateczne.

 

14. Wyniki otwartego konkursu ofert będą podane niezwłocznie do publicznej wiadomości w formie wykazu umieszczonego w Biuletynie Informacji Publicznej, na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy i na stronie Internetowej Urzędu Gminy.

 

15. Właściwy pracownik merytoryczny  przygotowuje treść umowy dotacyjnej zgodnie         

z wzorem określonym w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15. 12.2010r w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U.  z 2011 Nr 6, poz. 25).  Umowę, po przygotowaniu, parafuje radca prawny.  Następnie właściwy pracownik merytoryczny przekazuje umowę do Skarbnika Gminy w celu kontrasygnaty. Podpisana przez Skarbnika umowa zostaje przekazana do podpisu Wójtowi Gminy, lub osobom przez niego w tym zakresie upoważnionym.

 

16. Sekretariat Wójta przekazuje podpisaną umowę właściwemu pracownikowi merytorycznemu, który wzywa podmiot do jej podpisania. Po zaakceptowaniu i podpisaniu umowy przez organizację pracownik merytoryczny przekazuje do pracownika d/s finansowych kopię umowy celem przelewu przyznanych środków finansowych na konto podmiotu, w terminach i po spełnieniu warunków określonych w umowie.

 

17. Dotacja może być przekazana w pełnej wysokości na rachunek organizacji w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy. Dotacja może być również przekazywana w transzach w wyznaczonych terminach. Przekazanie transzy nastąpi po złożeniu sprawozdania częściowego z wykonania zadania publicznego wg wzoru stanowiący załącznik nr 3 do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15. 12.2010r w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U.  z 2011 Nr 6, poz. 25). 

 

18. Wykonanie zleconego zadania oraz sposób wykorzystania przyznanej dotacji nadzoruje Wójt przy pomocy właściwego merytorycznie pracownika Urzędu lub członka

kierownictwa Urzędu. W ramach nadzoru ocenie podlega w szczególności:

- stan realizacji zadania,

-  efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadania,

- prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację

   zadania,

- prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach

  umowy.

 

19. Doraźną kontrole wykorzystania dotacji przeprowadza na polecenie Wójta osoba

wyznaczona przez Wójta. Ustalenia kontroli mogą być podstawa cofnięcia (zwrotu)

udzielonej dotacji.

 

20. Podmiot dokonuje rozliczenia otrzymanych środków finansowych na wzorze

określonym Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15.12.2010r w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U.  z 2011 Nr 6, poz. 25). Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego określonego w umowie należy sporządzić w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania. Brak sprawozdania z wykonania zadań spowoduje nie przyznanie  dotacji na rok następny.

 

21.Sprawozdanie z dotacji sprawdzają:

- pod względem merytorycznym pracownik komórki merytorycznej realizującej zadanie,

- pod względem formalno-rachunkowym- pracownik ds. finansowych

- zatwierdza - dysponent środków ( Wójt)

 

22.W przypadku niezgodności formalnych, rachunkowych lub merytorycznych, pracownik merytoryczny wzywa podmiot do poprawy rozliczenia. Sprawozdanie ostateczne

zaakceptuje , stwierdzając wykonanie umowy zgodnie z zapisem umowy dotacji.

 

23.Pracownik komórki merytorycznej informuje pisemnie Skarbnika o prawidłowym

wykorzystaniu i rozliczeniu ( również częściowym ) dotacji ewentualnie o wysokości

zwrotu dotacji.

 

            24.  Na wniosek organizacji pozarządowej lub podmiotu wymienionego w art. 3 ust. 3, Wójt Gminy Przykona może zlecić z pominięciem otwartego konkursu ofert, realizację zadania publicznego o charakterze lokalnym lub regionalnym, spełniającego łącznie następujące warunki:

  1)  wysokość dofinansowania lub finansowania zadania publicznego nie przekracza kwoty 10.000 zł;

  2)  zadanie publiczne ma być realizowane w okresie nie dłuższym niż 90 dni.

 

25. Mając na uwadze celowość realizacji zadania publicznego przez organizację pozarządową lub podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3, Wójt Gminy Przykona, zleca realizację zadania po złożeniu oferty przez oferenta.

 

26. W terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od dnia wpłynięcia oferty, Wójt Gminy Przykona zamieszcza ofertę na okres 7 dni:

  1)  w Biuletynie Informacji Publicznej;

  2)  w siedzibie organu jednostki samorządu terytorialnego w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń;

  3)  na stronie internetowej organu jednostki samorządu terytorialnego.

Każdy, w terminie 7 dni od dnia zamieszczenia oferty może zgłosić uwagi dotyczące oferty.

Po upływie w/w terminu oraz po rozpatrzeniu uwag, Wójt niezwłocznie zawiera umowę o wsparcie realizacji zadania publicznego lub o powierzenie realizacji zadania publicznego. Oferta stanowi załącznik do umowy.

27. Łączna kwota środków finansowych przekazanych przez Wójta Gminy Przykona tej samej organizacji pozarządowej lub temu samemu podmiotowi wymienionemu w art. 3 ust. 3, w trybie poza konkursowym w danym roku kalendarzowym, nie może przekroczyć kwoty 20.000 zł.

 

28. Wysokość środków finansowych przyznanych przez organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego w trybie, o którym mowa  w punkcie 24, nie może przekroczyć      20 % dotacji planowanych w roku budżetowym na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3.